Nur wenige Tage später fand sich die Tischtennisgruppe im Gasthof „Zur Friedenseiche“ ein, um sich zur „Abteilung des Sportvereins“ zu konstituieren. Laut Versammlungsprotokoll waren folgende Sportkameraden anwesend: Otto Baumann, Heinz Beckers, Werner van den Berg, Heinz Brauers, Dieter Conrady, Dieter Cools, Hans Cox, Hermann Deckers, Winfried Deckers, Johannes Engelberghs, Matthias Engelberghs, Matthias Hanssen, Arno Hasselmann, Theo Ingenerf, Gerwald Janssen, Günter Proksch und Erwin Stickelbroeck. Die vorab Genannten dürfen also mit Recht als die ersten Mitglieder und Gründer der Tischtennisabteilung bezeichnet werden. Unter der Leitung des Vereinsvorsitzenden Herbert Cox erfolgte als wichtigster Rechtsakt die Wahl eines Abteilungsvorstandes, der sich wie folgt zusammensetzte: Matthias Hanssen (Obmann), Heinz Beckers (stellvertretender Obmann und Sportwart), Erwin Stickelbroeck (Kassenwart) und Gerwald Janssen (Schriftführer). Sodann beschloss die Versammlung unter der offiziellen Bezeichnung „Tischtennisabteilung des Sportvereins Walbeck“ die Aufnahme in den Westdeutschen Tischtennisverband. Für einen geregelten Trainings- und Spielbetrieb musste neben der einzig vorhandenen Platte, die noch aus DJK-Beständen herübergerettet worden war, eine zweite angeschafft werden. Ein entsprechender Antrag wurde an den Vereinsvorstand weitergeleitet. Festgelegt wurde noch die Meldung von zwei Mannschaften, deren endgültige Nominierung über eine auszuspielende Rangliste erfolgen sollte. Damit war die Tagesordnung der Gründungsversammlung abgehakt. Obmann Matthias Hanssen bedankte sich im Namen der Versammlung für das großzügige Entgegenkommen des Gesamtvereins und dessen zugesagte Bereitschaft, die Abteilung nach Kräften materiell und ideell zu unterstützen. Vereinsvorsitzender Herbert Cox gab in seinem Schlusswort der Erwartung auf gedeihliche Zusammenarbeit Ausdruck und wünschte den Tischtennisspielern einen guten Start und viel Erfolg für die weitere Zukunft.
Mit der Aufnahmebestätigung des Westdeutschen Tischtennisverbandes vom 29. Juni 1965 war die Gründungsphase der Abteilung offiziell abgeschlossen.